Le courrier électronique est un outil de communication extrêmement utile en entreprise. Moins intrusif qu’un appel téléphonique, le courriel est pratique et rapide. Il permet aux entrepreneurs de gérer leur entreprise à partir d’à peu près n’importe où.
Vous pouvez communiquer avec les clients et les consommateurs, prendre des nouvelles des employés et organiser des réunions importantes depuis votre bureau ou en déplacement.
Mais lorsqu’il est utilisé de manière inappropriée, le courrier électronique peut nuire à la productivité. Plus d’un quart de la journée d’un travailleur en moyenne est consacré à répondre et à lire des courriels, selon une recherche. Elle a révélé que le courrier électronique est la deuxième activité la plus chronophage pour les travailleurs, après les « tâches spécifiques au rôle ».
Les chefs d’entreprise, les PDG et les managers reçoivent souvent des centaines, voire des milliers, de courriels par jour. Lire et répondre à chaque message peut devenir une perte de temps et d’énergie.
Une boîte aux lettres électronique encombrée, remplie de messages anciens, non ouverts ou sans importance, ne vous frustrera pas seulement. Elle vous empêchera de maximiser votre temps et vous distraira de vos autres obligations.
Voici quatre stratégies pour mieux gérer votre courrier électronique et réduire au minimum les messages dans votre boîte de réception. Pour savoir comment se connecter à urbanweb , cliquez sur le lien voir cet article.
1. Réservez du temps pour lire et répondre aux e-mails.
Ne laissez pas votre programme de messagerie ouverte toute la journée. Les alertes et les bips des messages entrants peuvent interrompre votre flux de travail et vous déconcentrer.
Au lieu de cela, prévoyez des blocs de temps spécifiques tout au long de la journée pour vérifier vos e-mails. Vous pourriez même essayer de marquer votre calendrier et de régler votre disponibilité sur » occupé « .
Si nécessaire, éteignez votre téléphone portable et fermez la porte de votre bureau pour éviter les interruptions des membres de la famille (si vous travaillez à domicile) ou des employés.
Rédigez une réponse par courriel comme celle-ci :
« En raison d’une charge de travail élevée, je vérifie et réponds actuellement aux courriels deux fois par jour à 12 h 00 et à 16 h 00.
Si vous avez besoin d’une assistance urgente (assurez-vous qu’elle est urgente) qui ne peut pas attendre jusqu’à 12 h 00 ou 16 h 00, veuillez me contacter par téléphone au 06……..
La quantité de temps nécessaire pour examiner les courriels et y répondre dépendra de la fréquence à laquelle vous vérifiez les messages et du nombre de messages que vous recevez habituellement. Certains entrepreneurs trouvent plus efficace de consacrer 10 minutes toutes les heures aux courriels. D’autres préfèrent ne vérifier les e-mails que deux ou trois fois par jour.
2. Agissez immédiatement.
Prendre des décisions rapides et poursuivre une action immédiate vous aidera à garder votre boîte de réception sous contrôle. L’idée est de ne pas remettre à demain ce qui peut être accompli tout de suite.
Lorsque vous consultez vos messages, parcourez la boîte de réception pour repérer les messages qui peuvent être immédiatement supprimés, comme les spams ou les courriels promotionnels. Sélectionnez ensuite les messages qui ne nécessitent pas de réponse et supprimez-les ou archivez-les. Une fois que vous aurez réduit le nombre de messages dans votre boîte de réception, vous serez en mesure de mieux évaluer ceux qui sont les plus critiques.
Ne laissez pas les e-mails importants rester dans votre boîte de réception pendant des jours. À moins que vous ne soyez en vacances, répondez dans les 48 heures. Répondez à l’expéditeur dès que vous avez lu son message.
Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement, communiquez à l’expéditeur que vous avez reçu le message et que vous le contacterez sous peu. Fixez un délai et assurez un suivi.
3. Organisez une boîte de réception avec des étiquettes, des dossiers et des catégories.
Bien qu’une majorité d’e-mails puissent être supprimés, vous voudrez très probablement conserver les messages liés aux aspects clés de votre entreprise. La correspondance entre clients, collègues et employés peut aider à clarifier tout malentendu. La plupart des programmes de messagerie permettent aux utilisateurs de marquer les messages avec des étiquettes ou des catégories spécifiques.
Prioriser, regrouper, trier et classer les messages pour garder votre boîte de réception organisée. Plus votre système de classement est efficace, plus il sera facile de localiser des messages spécifiques lorsque vous en aurez besoin. Créez des catégories mères pour les grands sujets tels que les suivants : clients, projets et finances.
Puis utilisez des sous-catégories pour classer les e-mails liés à des clients ou des projets spécifiques. Avant de classer un message, assurez-vous que la ligne d’objet est simple à rechercher. Si elle ne décrit pas précisément le contenu du courriel, modifiez la ligne d’objet avant qu’il ne soit catégorisé et archivé.
4. Désabonnez-vous des courriels promotionnels indésirables.
Les bulletins d’information et les publicités peuvent submerger votre boîte de réception et enterrer les messages importants. Nettoyez le fouillis.
Se désabonner de la réception des messages d’expéditeurs spécifiques si vous ne voulez plus recevoir leurs missives ou si vous n’avez pas le temps de les lire. Pour que le processus de désabonnement soit rapide et indolore, recherchez dans votre boîte de réception le terme se désinscrire » Passez en revue les résultats de la recherche et déterminez quels sont les courriels que vous continuez à accueillir et les missives dont vous préférez vous passer.
